Для отримання доходу у вас повинна бути первинна документація, тобто просто так гроші ви отримувати не можете, має бути обґрунтування. Спочатку це дуже незвично, тому що коли працюєш, як фіз особа, цієї паперової тяганини немає, але на практиці все не так складно, як здається. Мене вже зовсім не лякає виставити рахунок або надіслати акт, враховуючи, що всі шаблони у мене завжди під рукою в сервісі бухгалтерії, звідки їх можна завжди скачати.
Зміст статті
- 1 Первинна документація для ІП
- 2 Висновок договір ІП або акцепт оферти
- 3 Акт виконаних робіт або наданих послуг
- 4 Виставлення рахунку
- 5 ведення КУДІР
- 6 Навіщо потрібні первинні документи
Первинна документація для ІП
Мій пост написаний, виходячи з того, що я вибрав спрощену систему оподаткування (ССО 6%) і можливо є якісь нюанси в інших системах. Проте договору / акти / рахунку / Кудір будуть у всіх приблизно однаковими і суть первинної документації теж не змінюється.
Практично всі бланки і готові шаблони можна завантажити в інтернеті, якщо вони вам знадобляться. Так як я давно користуюся сервісом Моє Справа, то скачую все звідти. Причому, там же вони у мене і зберігаються в заповненій формі. Рахунки і акти однакові, для договорів ж є багато різних шаблонів. КУДІР теж веду в Моєму Справі.
Первинні документи для ІП - моя папка
Висновок договір ІП або акцепт оферти
Отже, перед тим, як виконати якусь роботу або надати послугу, вам потрібно укласти договір, скріплений підписами сторін і печатками (ІП може тільки підпис поставити, друк необов'язкова). Якщо ви будете укладати договір з компанією (партнеркою), яка вам платить гроші, то договір у неї вже по-любому є, і вам не треба буде нічого вигадувати. Це, звичайно, якщо там є варіант роботи по-білому з виплатами на банківський рахунок, а не тільки на електронні гаманці.
Багато партнерки або сервіси працюють за договором-офертою, який можна завантажити у вигляді pdf файлу собі на комп. Оферта не вимагає підписання сторін і під час реєстрації (створення особистого кабінету) ви погоджуєтеся з нею (акцептіруете). Це рівнозначно тому, що ви підписалися. Дата укладення договору - дата акцепту оферти.
Для приватних клієнтів договір доведеться робити самостійно. Є деяка заковика, бо мало хто з користувачів захоче укладати разовий договір на якісь дрібні послуги, за типом консультацій або створення блогу. В тому-то і зручність інтернету, що не потрібно нікуди йти, і замовник точно не захоче виходити з дому на пошту для відправлення оригіналу договору. Але вихід із ситуації є - той самий договір публічної оферти (приклад договору). Ви можете викласти на вашому сайті посилання на оферту, наприклад, поруч з кнопкою «Відправити запит» і підписати, що при відправці такого повідомлення користувач приймає оферту. Ви можете самі вирішити, яку дію більше підходить і після чого оферта вважається акцептована замовником (оплата рахунку, реєстрація на сайті і тд). Таким чином, всі задоволені: і замовник (його підпис не потрібний), і ви, який зробив все в рамках закону.
Акт виконаних робіт або наданих послуг
Після того, як ви виконали свою справу, ви виставляєте акт виконаних робіт, або акт наданих послуг. Оригінал цього акту ви повинні будете вислати замовникові поштою, а він повинен підписати його і вислати вам його назад (при особистій зустрічі це теж можна провернути). Так як не кожен замовник захоче щось там підписувати, то зазвичай в договорі (або оферті) прописується рядок, що якщо замовник не підпише акт і не вишле його назад, то робота / послуга вважається виконаним належним чином. А на руках у вас залишається папірець з пошти (потрібно відправляти з повідомленням про вручення), що акт ви відправили, цього достатньо.
Але це я описав вам ідеальний варіант. Деякі партнерські програми (ми ж про фріланс більше говоримо), не потребують ваших актах або ж самі висилають вам звіт / акт поштою щомісяця (або інший період). Швидше акти потрібні самому Індивідуальному Підприємцю, щоб довести, що робота була виконана і послуга надана, якщо раптом замовник захоче повернути гроші назад. В якості первинної документації для податкової досить буде виписки з банку з вашими операціями.
Поки я не знайшов варіанту, щоб і акти можна було виставляти електронним способом. Так, так можна зробити, і в договорі оферті прописати, що акт треба надіслати електронною поштою, а далі замовник повинен підписати його і надіслати звичайною поштою, а якщо він так не зробить, то робота / послуга вважається виконаним належним чином. Але мені так не рекомендували робити, тому що у мене на руках не залишається документального підтвердження відправлення акту. Або, як варіант, взагалі не виставляти акт і задовольнятися випискою з банку, де є факт оплати роботи / послуги.
Виставлення рахунку
Ще одним первинним документом є рахунок. Ви його виставляєте після виконання роботи / послуги разом з актом. Але рахунок необов'язковий, фактично, це просто ваші реквізити, за якими замовник повинен оплатити вашу роботу, і необхідна сума оплати. Рахунок частенько виставлюят по емейлу, на бланку або в більш менш вільній формі. Однак, деякі компанії все-таки можуть зажадати відправляти потім і оригінал рахунку теж.
ведення КУДІР
КУДІР - це книга обліку доходів і витрат, куди ви заносите всі надходження і всі витрати в хронологічному порядку і на основі первинних документів, які підкріплюють ваш дохід (виписки з банку, договори, акти). У випадку з ССО 6% витрати відзначати необов'язково, вони ніяк не беруть участь в розрахунку податку, але я все одно це Делаль для своєї зручності. Якщо у вас ССО 15%, то витрати відзначати обов'язково, інакше не зможете розрахувати податок.
Раніше КУДІР потрібно було засвідчувати в податковій, але нам з вами пощастило і з 2013 року цього не потрібно. КУДІР можна вести на папері або в електронному вигляді, як хочете, але я за сучасні способи. По завершенню податкового періоду (для ССО календарний рік) книга роздруковується і прошивається, і в новому періоді відкривається нова книга. Бланк КУДІР ви можете завантажити тут.
Прошивати насправді необов'язково, як і роздруковувати. Ось якщо буде податкова перевірка, тоді і можна буде цим зайнятися, а так чого зайвий раз папір переводити.
Навіщо потрібні первинні документи
Важливе питання: чи потрібні все-таки ці документи? Відповідь: за законом так, але в реальності будуть потрібні тільки при камеральних перевірках (податкова індивідуально викликає). Тобто в звичайному житті ви їх просто зберігайте, ведете КУДІР, і нікуди нічого не здаєте. Наскільки я зрозумів з форумів, такі перевірки дуже рідкісні, якщо мова йде про дрібних ІП з ССО.
Краще подумати про те, як мінімізувати свою документацію, якщо ваша діяльність проста. Наприклад, скоротити кількість операцій - нехай якась партнерка перераховує гроші не раз на місяць, а пару раз на рік. Можна користуватися агегаторамі партнерок, а не кожної окремо. Для приватних клієнтів можна підключити оплату на сайті від платіжного агрегатора, по типу Робокасса, тоді всі платежі у вас будуть Ідіт від сервісу (а не від клієнтів), і документи, відповідно, від нього ж будуть.
P.S. Якщо ви ще не зареєстрували собі ІП, то прочитайте обов'язково мою інструкцію по кроках, я там всі дії дуже докладно распісал7
